Fraktfakturor är notoriskt komplexa. De innehåller ofta en lång rad avgifter, tillägg, rabatter och villkor som är svåra att förstå för den som inte arbetar med logistik dagligen. Grundpriset för själva transporten är bara en liten del av den totala kostnaden. Tillkommer gör bränsletillägg, fraktsedelsavgifter, hanteringsavgifter, terminalavgifter, försäkringar, och många andra poster.
För företag som skickar ett mindre antal sändningar per månad kanske detta är hanterbart. Men för företag med höga volymer – e-handel, tillverkning, grossistverksamhet – blir det snabbt omöjligt att manuellt granska varje faktura i detalj. Risken är då att felaktigheter, dubbla debiteringar och överpriser förblir oupptäckta. Små avvikelser på varje enskild faktura adderar över tid till betydande summor.
En professionell fakturakontroll är lösningen. Här går vi igenom varför fakturakontroll är viktig, hur den går till, och hur den kan spara ditt företag pengar.
Varför fraktfakturor är så svåra att kontrollera
Transportörer använder olika prismodeller, olika tilläggsavgifter och olika rabattsystem. Att jämföra priser mellan olika transportörer är därför som att jämföra äpplen och päron – utan rätt verktyg och kunskap är det näst intill omöjligt att se vem som faktiskt är billigast.
Priserna är inte statiska. Bränsletillägg ändras med oljepriset. Volymrabatter kan variera från månad till månad. Säsongsbaserade avgifter tillkommer under vissa perioder. Det som var ett bra pris i januari kan vara ett dåligt pris i juni.
Fakturorna är ofullständiga eller svårtolkade. Många transportörer skickar fakturor med kryptiska koder och förkortningar som är svåra att förstå för den oinvigde. Det är lätt att missa en avgift eller att godkänna en faktura utan att egentligen förstå vad den avser.
Mänskliga fel uppstår. En transportör kan av misstag debitera för en tjänst som inte utförts, eller använda fel viktklass, eller glömma bort en överenskommen rabatt. Dessa fel är sällan medvetna, men de är vanliga.
Hur professionell fakturakontroll går till
En seriös leverantör av fakturakontroll använder både teknik och mänsklig expertis. Här är de viktigaste stegen.
Automatiserad inskanning och tolkning. Fakturorna läses in digitalt, och data extraheras automatiskt. Detta minskar risken för fel vid manuell inmatning.
Jämförelse mot avtal. Varje post på fakturan jämförs mot era avtalade priser och villkor. Avvikelser flaggas automatiskt för vidare granskning.
Validering mot sändningsdata. Fakturan jämförs mot era egna sändningsdata – till exempel från ert orderhanteringssystem eller era fraktsedlar. Stämmer volymerna? Stämmer vikterna? Stämmer destinationerna?
Identifiering av avvikelser och fel. Alla avvikelser sammanställs och kategoriseras. Det kan handla om allt från uppenbara fel som dubbeldebitering till mer subtila problem som felaktigt beräknad volymvikt eller utebliven rabatt.
Reklamation och återbetalning. Felaktiga debiteringar reklameras till transportören, som återbetalar överskjutande belopp. Detta sker oftast löpande, så att ni inte betalar för mycket månad efter månad.
Rapportering och insikter. Efter varje period får ni en rapport som visar vilka fel som upptäckts, vilka summor som återbetalats, och vilka transportörer som presterar bäst. Detta är ovärderlig information inför nästa upphandling.
Vilka fel upptäcks ofta?
Erfarenheten visar att vissa typer av fel är särskilt vanliga på fraktfakturor.
Felaktig vikt eller volym. Många transportörer debiterar baserat på antingen faktisk vikt eller volymvikt (längd x bredd x höjd / en viss faktor). Fel i angiven volym är vanliga, särskilt på oregelbundna paket.
Dubbeldebitering. En och samma sändning debiteras två gånger – till exempel både av säljaren och av transportören, eller av två olika avdelningar inom samma transportör.
Utgångna rabatter. En rabatt som skulle gälla under en viss period har inte applicerats, eller har applicerats felaktigt.
Tilläggsavgifter för tjänster som inte beställts. Tillägg som försäkring, kvällsleverans, lördagsleverans, eller signaturkrav läggs på trots att de inte begärts.
Fel fraktklass. Sändningen har klassificerats i en dyrare fraktklass än den borde vara.
Bränsletillägg som inte stämmer med avtalad procentsats.
Fördelar med att outsourca fakturakontroll
Många företag försöker sköta fakturakontrollen själva, men det är sällan lönsamt. Här är varför outsourcing är ett bättre alternativ.
Du frigör tid. Din egen personal kan fokusera på kärnverksamheten istället för att sitta och granska krångliga fraktfakturor.
Du får tillgång till specialistkompetens. En leverantör av fakturakontroll har erfarenhet av alla större transportörers prismodeller och avtal. De vet vad de ska leta efter och hur de ska reklamera fel.
Du minskar risken för missade fel. En manuell stickprovskontroll upptäcker bara en bråkdel av alla fel. En professionell fakturakontroll med automatiserade verktyg upptäcker nästan alla.
Du får bättre underlag för beslut. Rapporterna från fakturakontrollen ger dig insikter i dina fraktmönster, transportörernas prestation, och var du har störst potential att spara pengar.
Du betalar bara för besparingen. Många leverantörer av fakturakontroll arbetar på provisionsbasis – de tar en andel av de besparingar de åstadkommer. Inga besparingar, ingen faktura. Du tar alltså ingen ekonomisk risk.
En logistikkonsult kan ofta hantera fakturakontroll som en del av ett större uppdrag, tillsammans med fraktupphandling och analys av era flöden. Det är en effektiv kombination eftersom insikterna från fakturakontrollen direkt kan användas för att förbättra era avtal.
Slutsats – små fel blir stora summor
En faktura som är felaktig med 50 kronor kanske inte känns som en katastrof. Men om ditt företag skickar 1 000 sändningar per månad, och var tionde faktura har ett fel på i genomsnitt 50 kronor, handlar det om 5 000 kronor i månaden – 60 000 kronor per år. Det är pengar som kunde ha varit vinst.
För större företag med högre volymer är summorna ännu större. Många av våra kunder har upptäckt besparingar på 5–15 procent av sina totala fraktkostnader genom noggrann fakturakontroll.
Fakturakontroll är inte en engångsåtgärd. Det är en löpande process som bör pågå så länge du har avtal med transportörer. Nya avtal, nya prismodeller, nya avgifter – allt förändras hela tiden. Med en fraktupphandling i kombination med löpande fakturakontroll säkerställer du att dina avtal är konkurrenskraftiga och att du faktiskt betalar det du kommit överens om. I en tid där marginalerna ofta är små och konkurrensen hård, är det ingen detalj – det är en avgörande framgångsfaktor.
